Nội dung giới thiệu
-
CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
1. Cơ sở pháp lý
Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Chi cục) là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập theo Quyết định số 63/2010/QĐ-UBND ngày 01 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố, tổ chức hoạt động chính thức từ ngày 01 tháng 01 năm 2011, trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ Thành phố theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
2. Chức năng, nhiệm vụ
Chi cục có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Bộ Nội vụ, Quyết định số 15/2020/QĐ-UBND ngày 19 tháng 6 năm 2020 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Quyết định số 169/QĐ-SNV ngày 27 tháng 4 năm 2021 của Giám đốc Sở Nội vụ Thành phố ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
3. Trụ sở làm việc và cơ sở vật chất của Chi cục
a) Từ khi thành lập đến tháng 9 năm 2013, trụ sở làm việc của Chi cục nằm trong khuôn viên UBND Thành phố.
Phòng làm việc và kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ cũ khoảng 420m2; Ban Quản lý công trình được bố trí phòng làm việc tại Sở Nội vụ.
Trang thiết bị, phương tiện làm việc phần lớn sử dụng của Sở Nội vụ được chuyển từ Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ cũ.
b) Từ tháng 9 năm 2013 đến 31 tháng 3 năm 2021, Ủy ban nhân dân Thành phố chấp thuận cho Chi cục được được thuê 985 m2 tại Tòa nhà IPC của Công ty TNHH Một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận với diện tích Văn phòng làm việc là 255 m2 và Kho Lưu trữ chuyên dụng 730 m2.
Cơ sở vật chất được bố trí và sử dụng theo kiểu văn phòng làm việc hiện đại, các trang thiết bị được được trang bị cần thiết đáp ứng nhu cầu làm việc của công chức, viên chức, người lao động, cũng như an tòn tài liệu lưu trữ tại Kho.
Từ nằm 2014, được sự chấp thuận của UBND Thành phố, Chi cục đã phối hợp với các đơn vị liên quan tiến hành số hòa hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng nhằm bảo quản, khai thác và sử dụng hiệu quả, đáp ứng quá trình hội nhập của Thành phố.
c) Từ 01 tháng 4 năm 2021 đến nay, Chi cục dời về Tòa nhà Trung tâm Lưu trữ lịch sử với diện tích 8.889,10 m2.
Cơ sở vật chất được bố trí và sử dụng theo kiểu văn phòng làm việc hiện đại, các trang thiết bị được được trang bị cần thiết đáp ứng nhu cầu làm việc của công chức, viên chức, người lao động, cũng như an tòn tài liệu lưu trữ tại Kho.
4. Cơ cấu tổ chức
a) Lãnh đạo Chi cục gồm: Chi cục trưởng, 02 Phó Chi cục trưởng.
b) Chi cục có 02 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và 01 đơn vị sự nghiệp trực thuộc như sau:
- Phòng Hành chính - Tổng hợp.
- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ.
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
c) Chi cục có 01 Chi bộ trực thuộc Đảng bộ Sở Nội vụ gồm 17 đảng viên; Công đoàn Cơ sở thành viên gồm 20 đoàn viên.
5. Tình hình đội ngũ cán bộ, công chức
a) Số lượng cán bộ, công chức thuộc Chi cục ban đầu là 14 người.
b) Năm 2011: Chi cục được giao biên chế 17 người sau đó được bổ sung, điều chỉnh lên 22 người (trong đó có 02 người làm công tác Quản lý công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ); có mặt là 19 người.
c) Năm 2012 đến 2014: Chi cục được giao biên chế 27 người: Năm 2012 - 2013 có mặt là 20 người.
d) Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ được giao 27 người, trong đó:
- Biên chế hành chính: 16 người (Công chức: 15; Hợp đồng 68: 01)
- Biên chế sự nghiệp: 11 người.
- Hiện có 23 người.
đ) Trình độ chuyên môn nghiệp vụ như sau:
- Trình độ chuyên môn: Thạc sỹ: 02 người; Đại học: 19 người; Trung cấp: 01 người. Trong đó, trình độ chuyên ngành văn thư, lưu trữ: Đại học 05 người, tỷ lệ 21,7%, Trung cấp 01 người, tỷ lệ 0,74%.
- Lý luận chính trị: Cao cấp: 06 người; Trung cấp: 06 người; Sơ cấp: 10 người.
Ban Biên tập
