Chi tiết tin

  • Xin ý kiến dự thảo Công văn hướng dẫn về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Văn phòng Đăng ký đất đai và Thanh tra Sở Xây dựng khi sắp xếp tổ chức bộ máy [17-10-2017]

    Ngày 16 tháng 10 năm 2017, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Công văn số 4131/SNV-CCVTLT về việc xin ý kiến dự thảo Công văn hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong trường hợp kiện toàn tổ chức bộ máy của cơ quan Thanh tra Sở Xây dựng và Văn phòng đăng ký đất đai.

    Dự thảo Công văn có nội dung như sau:

    1. Về quá trình hình thành các Phông lưu trữ Văn phòng Đăng ký đất đai và Thanh tra xây dựng

    Trong quá trình hình thành và tổ chức hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai và Thanh tra xây dựng được xác định gồm có các phông lưu trữ sau đây:

    - Phông lưu trữ Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường.

    - Phông lưu trữ Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố.

    - Phông lưu trữ Thanh tra xây dựng quận, huyện.

    - Tài liệu lưu trữ của Đội Thanh tra địa bàn quận, huyện thuộc Phông lưu trữ Thanh tra Sở Xây dựng.

    - Tài liệu lưu trữ của Đội Quản lý trật tự đô thị thuộc Phông lưu trữ Phòng Quản lý đô thị.

    Căn cứ Điều 24 Luật Lưu trữ, quy định: “Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó”.

    Theo đó, các Phông lưu trữ có cùng lĩnh vực hoạt động tuy độc lập nhưng nội dung tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau vì cùng phản ánh chức năng, nhiệm vụ giống nhau. Do đó, cần tổ chức quản lý tập trung thống nhất để khai thác sử dụng, nếu tài liệu bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông.

    2. Về quản lý hồ sơ, tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy

    a) Hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường; sau khi kết thúc hồ sơ công việc phải phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê thành Mục lục hồ sơ và tổ chức giao nộp vào Kho Lưu trữ quận, huyện.

    Trường hợp các hồ sơ, tài liệu còn đang trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc chưa kết thúc thì Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố tiếp nhận hồ sơ, tài liệu để theo dõi giải quyết tiếp.

    Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai quận, huyện có trách nhiệm lập thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất vào Kho Lưu trữ quận, huyện để bảo quản và tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định.

    b) Hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Thanh tra xây dựng quận, huyện từ năm 2007 đến ngày 11 tháng 5 năm 2013; sau khi kết thúc hồ sơ công việc phải tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê thành Mục lục hồ sơ và tổ chức giao nộp vào Kho Lưu trữ quận, huyện.

    Trường hợp các hồ sơ, tài liệu còn đang trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc chưa kết thúc thì bàn giao cho Thanh tra Sở Xây dựng Thành phố để giao cho Đội Thanh tra địa bàn thuộc quận, huyện tiếp tục giải quyết và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

    Đội Thanh tra địa bàn thuộc quận, huyện có trách nhiệm lập thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu của Thanh tra xây dựng quận, huyện vào Kho Lưu trữ quận, huyện để bảo quản và tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định.

    c) Hồ sơ, tài liệu của Đội Quản lý trật tự đô thị thuộc Phông lưu trữ Phòng Quản lý đô thị quận, huyện; Phòng Quản lý đô thị quận, huyện có trách nhiệm bảo quản và giao nộp vào Kho Lưu trữ quận, huyện theo quy định.

    3. Tổ chức thực hiện

    Để thuận tiện cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo Phòng Nội vụ quận, huyện tổ chức thực hiện:

    a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan, tổ chức thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ theo các nội dung nêu tại Khoản 1, 2 của Công văn này:

    - Hướng dẫn, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trước khi chia tách, sáp nhập, giải thể.

    - Đảm bảo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào thì phải được thống kê và bảo quản theo Phông Lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

    - Xây dựng kế hoạch thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê thành Mục lục hồ sơ và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

    b) Bố trí diện tích Kho Lưu trữ phù hợp để bảo quản hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản.

    c) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định và cho phép hủy tài liệu hết giá trị.

    Mỹ Giang, Chuyên viên Phòng QLVTLT

    http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn

Lượt xem: 1478

Tin khác