Chi tiết tin
-
Thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ [25-07-2016]
- Trình tự thực hiện
+ Bước 1: Tổ chức, cá nhân đề nghị cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.694), vào các ngày làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu (Buổi sáng: Từ 8 giờ 00 phút đến 12 giờ 00 phút; Buổi chiều: Từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) (Điều 10, 11 Thông tư số 10/2014/TT-BNV).
+ Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:
* Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ;
* Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, thì hướng dẫn cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
+ Bước 3: Giải quyết hồ sơ
Trong thời hạn từ 01 đến 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ xét duyệt chấp thuận cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cấp thì trả lời cho tổ chức, cá nhân bằng văn bản.
* Đối với những tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
* Đối với những tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: Thời hạn giải quyết là 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
+ Bước 4: Tổ chức, cá nhân căn cứ vào ngày hẹn trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ, đến bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ để nhận kết quả giải quyết thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.
* Nếu tổ chức, cá nhân đề nghị cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ có yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện, thì Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ xem xét giải quyết hồ sơ và trả kết quả theo thời hạn quy định; tổ chức, cá nhân đề nghị cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ trả phí bưu điện theo quy định. Trường hợp không được cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ chuyển đến tổ chức, cá nhân văn bản thông báo lý do không cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ;
* Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
- Cách thức thực hiện: Nộp và nhận kết quả trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện có trả phí (nếu có yêu cầu).
- Thành phần, số lượng hồ sơ (Điều 4, 7, 12 Thông tư số 10/2014/TT-BNV)
+ Thành phần hồ sơ
* Xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đăng ký sử dụng tài liệu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác;
* Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Phụ lục số I Thông tư số 10/2014/TT-BNV);
* Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Phụ lục số VI Thông tư số 10/2014/TT-BNV);
* Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Phụ lục số VIII Thông tư số 10/2014/TT-BNV).
+ Số lượng hồ sơ: 1 bộ.
- Thời hạn giải quyết
Thời hạn giải quyết từ 01 đến 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức và cá nhân.
- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do.
- Lệ phí: (Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính)
+ Đối với cung cấp bản sao tài liệu:
* Tài liệu từ năm 1954 trở về trước: Từ 1.500 đồng đến 70.000 đồng/1 đơn vị tính;
* Tài liệu từ năm 1954 đến 1975: Từ 1.200 đồng đến 60.000 đồng/1 đơn vị tính;
* Tài liệu từ sau năm 1975 đến nay: Từ 1.000 đồng đến 50.000 đồng/1 đơn vị tính.
+ Đối với chứng thực tài liệu lưu trữ:
* Tài liệu từ năm 1954 trở về trước: 15.000 đồng/1 văn bản;
* Tài liệu từ năm 1954 đến 1975: 12.000 đồng/1 văn bản;
* Tài liệu từ sau năm 1975 đến nay: 10.000 đồng/1 văn bản.
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
+ Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Mẫu theo Phụ lục số I Thông tư số 10/2014/TT-BNV); (Tải về mẫu văn bản tại đây)
+ Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Mẫu theo Phụ lục số VI Thông tư số 10/2014/TT-BNV); (Tải về mẫu văn bản tại đây)
+ Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Mẫu theo Phụ lục số VIII Thông tư số 10/2014/TT-BNV). (Tải về mẫu văn bản tại đây)
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không có
- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012);
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2013);
+ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014);
+ Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính Hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Lượt xem: 3389
